MASTERPAGE / أدلة العمل
تسجيل الدفعات الجزئية وتخصيصها للأقساط
الدفعة الجزئية لا تعني أن القسط انتهى، كما أن وجود دفعة في سجل التحصيل لا يحدد وحده القسط الذي تغطيه. الفصل بين إثبات الدفعة وتخصيصها يجعل الرصيد قابلًا للتفسير.
سجّل الاستلام أولًا
أنشئ مرجعًا للدفعة وسجل تاريخها ومبلغها وعملتها وطريقة الاستلام ومرجع الإثبات المتاح. ميّز الدفعة التي تنتظر التحقق عن الدفعة المعتمدة. لا تنشئ نسخة ثانية من الدفعة لمجرد أن المبلغ سيغطي أكثر من قسط؛ يُسجل الاستلام مرة واحدة ثم تُسجل تخصيصاته.
حدّد قاعدة تخصيص واضحة
ارجع إلى الاتفاق والإجراء المعتمد لمعرفة كيفية تخصيص المبلغ. لا تفترض تلقائيًا أنه يغطي أقدم قسط أو رسومًا معينة. بعد التخصيص، ينبغي أن يساوي مجموع الأجزاء المخصصة الجزء المستخدم من الدفعة، وأن يبقى المبلغ غير المخصص ظاهرًا للمراجعة بدل توزيعه عشوائيًا لتصفير الفرق.
صحّح الربط دون محو الدليل
إذا خُصصت دفعة للاتفاق الخطأ، وثّق سبب التعديل ومن اعتمده، ثم ألغِ الربط الخاطئ وأعد التخصيص وفق الإجراء المتفق عليه. حافظ على مرجع الاستلام الأصلي. أما إلغاء الاستلام أو رد مبلغ فعلي فهما حدثان مختلفان يحتاجان مرجعًا مناسبًا ولا يُعالجان بتغيير اسم العميل فقط.
قائمة مراجعة عملية
- إثبات الدفعة مستقل عن تخصيصها.
- مجموع التخصيصات لا يتجاوز مبلغ الدفعة.
- الأجزاء غير المخصصة ظاهرة وقابلة للمراجعة.
- التصحيحات مرتبطة بسبب وموافق وصلاحية مناسبة.
أسئلة شائعة
هل يمكن لدفعة تغطية قسطين؟
يمكن تنظيم ذلك بتخصيصين مرتبطين بمرجع استلام واحد، إذا وافق الإجراء والاتفاق المعتمدين.
ماذا لو تجاوزت الدفعة الاستحقاق؟
أظهر الفائض للمراجعة ولا تفترض طريقة استخدامه أو رده؛ يُحسم وفق الاتفاق والإجراء الصحيح.